Sep 19

Wie erreichen Sie den optimalen Aufbau einer Einsatzplanung Software

Gepostet von : Basile Sommer / Etiketten : , , ,

Wie erreichen Sie den optimalen Aufbau einer Einsatzplanung Software

Wie die Konstruktion eines Gebäudes auch braucht der Aufbau einer Software zur Einsatz- und Tourenplanung vorhergehende Studien und solide Fundamente. Für Ihr Unternehmen bedeutet der Aufbau einer neuen Software zum „Field Service Management“ eine große Herausforderung.
 
Um unangenehme Überraschungen bei der Implementierung zu vermeiden, folgen Sie diesen 9 Etappen:

 
 
 
 

Definieren Sie Ihre Anforderungen, um die beste Einsatzplanung Software zu finden.

1. Etappe: Bestimmen Sie Ihre Ressourcen, um eine Software auszuwählen

Bevor man nur darüber nachdenkt, eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung anzuschaffen, sollte man seine Ressourcen analysieren. So wählen Sie eine für Sie erschwingliche Software aus.
 
Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass eine On-Premise-Software eine sichere IT-Verwaltung und ein geschultes Wartungsteam braucht. Hier wird die Software direkt auf den Servern Ihres Unternehmens installiert. Ihre eigenen IT-Mitarbeiter sind für das alltägliche Funktionieren und eventuelle Weiterentwicklungen verantwortlich.
 
Dagegen braucht eine SaaS-basierte Software keine spezifischen internen IT-Ressourcen. Sie kann schnell von jedem Techniker Ihres Teams benutzt werden und ist immer auf dem neuesten Stand.
 

2. Etappe: Die Definition Ihrer Anforderungen Field Service Management

Um bestimmen zu können welche Wartungssoftware am besten zu Ihrem Unternehmen passt, müssen Sie zunächst Ihre Anforderungen identifizieren. Unter technischen Gesichtspunkten gilt es vor allem die Kompatibilität zu Ihrem bereits bestehenden CRM zu beachten, um eine bessere Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Eine Software-Angebote wie zum Beispiel Praxedo sind offen: Sie verfügen über Schnittstellen und API, die die Verbindung zu Ihrem IT-System zu einem Kinderspiel machen.
 
Binden Sie bei der Erstellung Ihres Pflichtenheftes auch Ihre Techniker mit ein: Sie wissen am besten, was sie im Außendienst brauchen. Wenn Sie an der Auswahl Ihres neuen Arbeits-Tools mitwirken dürfen, sind sie außerdem eher bereit es zu akzeptieren.
 

3. Etappe: Richten Sie ein Projektteam ein, um einen guten Aufbau zu garantieren

Eine Einsatzplanung Software kann die Arbeit Ihrer Techniker vereinfachen … wenn sie sie bedienen können und wollen. Ohne Vorbereitung kann die Implementierung neuer Prozesse und Arbeitsweisen nicht funktionieren, egal ob es sich um eine Digitalisierung oder die Umstellung von einer Software auf die andere handelt.
 
Es ist eine strategische Entscheidung, ein Projektteam zu versammeln, das alle beteiligten Akteure miteinbindet. Es sollte Mitglieder der Unternehmensleitung und operationelle Entscheider, aber auch Disponenten, Außendiensttechniker oder Call-Center-Agenten umfassen.


 

« The Mobile Technician_The Evolution of the Connection in 2015 », Aberdeen Group

 
 
Laut dieser Studie der Aberdeen Gruppe, besteht das größte Hindernis bei einer Umstellung auf papierlose Prozesse für 48% der Befragten darin, dass die Mitarbeiter die Veränderung nicht akzeptiert haben. Deshalb ist eine Etappe der Sensibilisierung für das Thema essenziel. Wenn sich erst einmal ein Klima des Widerstandes gegen den Wandel entwickelt hat, könnte die Aufgabe sehr kompliziert werden.

Wie wählen Sie diejenige Software aus, die am besten zu Ihren branchenspezifischen Aufgaben passt?

4. Etappe: Erstellen Sie einen Überblick der aktuellsten Technologien sowie das Benchmark des Field Service Management

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, müssen Sie gut über die aktuellen Technologien informiert sein. In der Einsatz- und Tourenplanung für den Außendienst begegnet sich eine Vielzahl an Innovationen, deren Evolution sehr schnell voranschreitet. Unter ihnen befinden sich die künstliche Intelligenz, das Internet der Dinge, die virtuelle oder verbesserte Realität sowie die Cloud.
 
Dieser Überblick der modernsten Technologien ermöglicht ein Benchmark der auf dem Markt angebotenen Softwarevarianten. Auf diese Weise können Sie die verfügbaren Module und Tarife jeder Software vergleichen und diejenige wählen, die am besten Ihren Anforderungen entspricht.
 

5. Etappe: „Saas“ oder „On-Premise“, wählen Sie die beste Einsatzplanung Software

Auch wenn die modernsten Technologien die ganze Welt interessieren, bleibt das Dilemma bei der Wahl der Softwarepakete: Soll man sich für eine SaaS-basierte oder eine „On-Premise“-Software entscheiden?
 
Laut einem Bericht von Field Service News und Tesseract aus dem Jahr 2014 könnte der Widerstand einiger Dienstleistungsunternehmen gegen klassische « On-Premise »-Pakete mit den hohen Investitionskosten verbunden sein. Der Preise für die Lizenz und die manuelle Installation einer Software auf jedem Arbeitsplatz sind bedeutend und brauchen einen langen Zeitraum, bis sie sich amortisiert haben.
 
Eine SaaS-basierte Software dagegen führt zu einer Senkung der Kosten. Im Preis des Abonnements sind regelmäßige Updates bereits eingeschlossen. Aufgrund ihrer Einfachheit und dem Zugriff aus der Entfernung scheint die Cloud für Unternehmen mit Außendiensttechnikern besonders geeignet zu sein. Durch ihre schnelle Installation sind auch kostenlose Testversuche möglich.
 

6. Etappe: Entscheiden Sie sich für eine Software, die zu Ihrer Branche passt

Wenn Sie eine Software zur Einsatz- und Tourenplanung aussuchen, bietet sich die Möglichkeit eine Personalisierung mit Hinblick auf die speziellen Anforderungen Ihrer Branche zu prüfen. Mit einer kompletten ERP-Software verfügen Sie zweifellos bereits über Basisfunktionen für die Einsatz- und Tourenplanung. Eine auf die Tourenplanung spezialisierte Software dagegen ist normalerweise ausgesprochen personalisierbar.
 
Das Mittel, um eine Software, die in Frage kommt, zu testen, ist die Überprüfung der Branchenreferenzen. Wenn der Hersteller bereits andere Kunden in Ihrem Geschäftsfeld hat, müssten Sie deren Erfahrungsberichte finden und können von diesen reichhaltigen Informationen profitieren.

Wie implementieren Sie Ihre neue Software zur Einsatz- und Tourenplanung in aller Ruhe?

7. Etappe: Schätzen Sie die realen Kosten des Roll-Outs

Das Roll-Out einer neuen Software wird oft nicht in der Kostenkalkulation berücksichtigt. Und dennoch können die Kosten je nach gewählten Services ein bedeutender Faktor werden. Es ist also empfehlenswert Ihre „Total Cost of Ownership“ exakt zu ermitteln, das heißt die realen Kosten der Nutzung Ihrer neuen Software. Hier müssen nicht nur die Kosten der Lizenz oder eines jährlichen Abonnements erfasst werden, sondern auch die Kosten der Unterbringung der Anlage, die Updates, die Konfigurierung und das Roll-Out in Ihrem Unternehmen.
 

8. Etappe: Stellen Sie eine Schulung für Ihre neue Einsatzplanung Software sicher.

Eine Hilfe bei der Auswahl der Software ist die Frage, ob der Hersteller eine Begleitung beim Roll-Out der Software anbietet. Auf keinen Fall sollte man auch die Etappe der Schulung der Techniker und Disponenten vergessen. Ihre Vorbereitung entscheidet über den Erfolg der Implementierung. Eine umfassende Schulung ist auch das Schlüsselelement für die Akzeptanz der Software durch ihre Techniker.
 

9. Etappe: Welchen Support bietet der Hersteller Ihrer Software an?

Bevor Sie sich für eine Einsatzplanung Software entscheiden, sollten Sie überprüfen, welchen technischen Support der Hersteller anbietet. Ist er 24/7 verfügbar? Ist er kostenlos? Müssen Sie eine zusätzliche Option dafür abonnieren? Spricht das Support-Team Ihre Sprache? Stellen Sie Ihre Fragen bevor ein reales Problem auftritt und es dann womöglich schon zu spät ist. Das Vertrauen in die Unterstützung Ihres Herstellers ist ein wichtiges Kriterium. Umso mehr, wenn Sie sich für eine SaaS-basierte Software entschieden haben, da Sie keine interne IT-Abteilung haben.
 

Wirtschaftliche Nachhaltigkeit, ein sicherer Wert des Field Service Management

Aus finanzieller Sicht kann es verlockend klingen, sich für einen Hersteller zu entscheiden, der neu in der Branche ist. Das ist allerdings ein riskanter Schritt, denn wenn ein Fehler auftritt, sind alle Ihre Anstrengungen zum Aufbau und Roll-Out der neuen IT-Infrastruktur umsonst gewesen.
Die sicherste Option ist einen Hersteller zu wählen, der auf dem Markt bekannt ist, wenn nicht sogar eines der führenden Unternehmen, das nach Möglichkeit auf dem Expansionsweg ist. So profitieren Sie von umfassenden Updates und nutzen die neuesten Technologien, sobald sie verfügbar sind.
 
 

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Zum Autor

Basile Sommer ist verantwortlicher Manager fürs digitale B2B Marketing bei Praxedo, dem Marktführer für Software zur Einsatz- und Tourenplanung für Außendiensttechniker. Er ist auf digitale Beschaffung und Analyse strategischer Daten spezialisiert.

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